الاحتفاظ بتنظيم مالي وإداري جيد يمكن الإعتماد عليه عند إجراء عمليه المراجعة الدورية وتحقيق عناصر القوائم المالية السنوية، ويتضمن التنظيم الذي يتعين علي الشركة الإحتفاظ به مايلي :-
دورات مستندية : تعبر عن أنشطة الوحدات التنظيمية المختلفة بالشركة وبالأخص الأنشطة المتعلقة بالنواحي المالية (صرف نقدية – إصدار شيكات … الخ ) وتحديد الإجراءات الواجب إتباعها للتسجيل بالدفاتر والسجلات لتحقيق الرقابة الداخلية الفعالة بالشركة مع مراعاة تحديد عدد صور المستندات وبيان تدفقها وتسلسل إجراءاتها بما يكفل فعالية عناصر الرقابة الداخلية لها.
دليل حسابات : يبين جميع بنود وعناصر القوائم المالية بالإضافة إلي الحسابات المحتمل إجراء معاملات عليها مستقبلاً مع الأخذ في الإعتبار ضرورة عدم إستخدام حسابات في الدفاتر أو في النظام المحاسبي الآلي دون إضافتها إلي هذا الدليل حتي تكون هناك رقابة مستمرة علي المعاملات التي يتم تسجيلها بالدفاتر أو النظام المحاسبي الآلي.
مجموعة دفترية : متكامله (يدوي أو حاسب آلي) تساعد علي إستخراج التحليلات والبيانات والمعلومات المالية بصوره سريعه وسليمه مما يمكن من إعداد القوائم المالية في الوقت المناسب مع وجود دفاتر أساتذه مساعده تراقب عمليات التسجيل في الدفاتر الأساسية.
قيام الشركة بتوفير تأكيدات كتابية للآراء ووجهات النظر والتأكيدات الشفوية التي نحصل عليها خلال قيامنا بأداء أعمال المراجعة الدورية وتحقيق عناصر القوائم المالية علاوة علي ذلك قد نطلب الحصول علي تأكيدات كتابية أخري عادة ما ندرجها في خطاب إقرارات الإدارة الذي سيرد ذكره لاحقاً.
إدارة الشركة مسئولة عن إطلاعنا وتقديم نسخ من كافه المستندات والوثائق والكشوف والقوائم المالية وغير المالية الخاصة بالشركة خلال الفترة المالية محل المراجعة وذلك من أجل مساعدتنا في تحقيق عناصر القوائم المالية كما أن لنا الحق في حضور جميع الاجتماعات الهامة التي تنعقد بالشركة كما يتعين إخطارنا بهذه الاجتماعات خلال المواعيد القانونية.
إدارة الشركة مسئولة عن إخطارنا عما إذا كانت قد وقعت أثناء السنة المالية مخالفات لأحكام أيه لوائح أو قواعد أو قرارات صادرة من الجهات العليا بالشركة علي وجه يؤثر في نشاطها أو في مركزها المالي مع إيضاح ما إذا كانت هذه المخالفات قائمة عند إعداد القوائم المالية للشركة أم لا.
تتوقف مسئوليتنا كمراقب حسابات للشركة علي حجم المعلومات والمستندات التي نحصل عليها من إدارة الشركة وفي حدود نصوص مواد القوانين المنظمة لأوضاعها واللوائح التنفيذية المفسرة لتلك القوانين بالإضافة إلي معايير المراجعة الدولية وتعليمات الشركة في هذا الشأن.
سوف تتم مراجعتنا باختيار العينات المناسبة من معاملات الشركة وبالأساليب التي نعتقد أنها ضرورية لتجميع أدلة الإثبات المناسبة التي يمكن الاعتماد عليها لمساعدتنا في استخلاص النتائج المقبولة منها هذا وسوف تختلف طبيعة ومدي وحجم اختباراتنا تبعاً لتقييمنا لنظام الرقابة الداخلية المطبق خاصة العناصر المتعلقة بالنظام المالي والمحاسبي ويمكن لهذه الإختبارات أن تغطي أي وجه من عمليات الشركة.
- وسوف نقدم تقارير توضح نقاط الضعف الرئيسية التي ظهرت لنا أثناء قيامنا بإجراء الاختبارات اللازمة (إن وجدت)).
- إعداد خطة لأعمال مراجعة حسابات السنة المالية محل الفحص ومتابعة تنفيذها علي مدار العام طبقا لمعايير المراجعة الدولية مع مراعاة أي تعديل في طرق وأساليب المحاسبة التي تستخدمها الشركة.
- دراسة وتقييم نظام الرقابة الداخلية بالشركة بإجراء الاختبارات اللازمة عليه مثل تحديد السلطات والواجبات والمسئوليات والتأكد من الفصل بينهما وكذلك التدفق المستندي وصحة التسجيل في الدفاتر والسجلات والتأكد من مطابقتها لما ورد في المستندات المؤيدة وذلك بهدف تحديد إمكانية الاعتماد عليه أثناء تنفيذ إجراءات المراجعة الدورية وتحقيق عناصر القوائم المالية
- القيام بتنفيذ إجراءات المراجعة الدورية لمعاملات الشركة والمسجلة بحساباتها المالية وكذلك تحقيق عناصر القوائم المالية من خلال الزيارات المتعددة لفريق المراجعة خلال العام المالي محل الفحص مع إجراء الاتصالات المباشرة مع المسئولين بإدارة الشركة لتلافي أي ضعف أو قصور في نظام الرقابة الداخلية.
- إعداد تقرير تفصيلي يتضمن جميع الملاحظات التي توصلنا إليها أثناء المراجعة الدورية والحلول المقترحة لها من وجهه نظرنا وبصفة خاصة التي لها تأثير علي إعداد القوائم المالية (التسويات المحاسبية) ويعتبر الخلاف مع إدارة الشركة في أي بند من البنود التي تتضمنها تقاريرنا بمثابة تحفظات قد يتعين إدراجها في تقريرنا النهائي عن القوائم المالية حسب أهميتها النسبية.
يعتبر مراقب الحسابات غير مسئول عن منع و اكتشاف الغش والخطأ وإنما تقع تلك المسئولية علي عاتق إدارة الشركة من خلال التطبيق والتنفيذ المستمر لنظام سليم للرقابة الداخلية ويقلل مثل هذا النظام من احتمالات وقوع الغش والخطأ.
الملاحظات المتعلقة بالرقابة الداخلية
أولاً : التنظيم
ثانياً : حماية الأصول والمستندات
الملاحظات المتعلقة بالمراجعة الدورية :
ثالثاً : الملاحظات المتعلقة بتحقيق عناصر القوائم المالية
تقرير مراقب الحسابات عن القوائم المالية : ويعتبر هذا التقرير النتيجة النهائية لعملية المراجعة حيث يشير فيه المراقب الي أيه تحفظات يراها علي القوائم المالية ومدي تعبيرها بصدق وعدالة عن المركز المالي ونتائج الأعمال بالإضافة لبيان مختصر عن مسئوليات الإدارة والأساس الذي تم الاستناد إليه عند إبداء رأيه النهائي.
العلاقات مع الجهات الحكومية وأعمال الضرائب:
حضور أعمال الفحص الضريبي في حالة طلب الشركة ذلك.
مراجعة واعتماد الإقرارات الضريبية التي تقوم الشركة بتقديمها لمصلحة الضرائب
اعتماد كافة الشهادات التي تطلبها الجهات الحكومية من الشركة بعد مراجعتها علي السجلات والدفاتر.